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金檔科技數字化檔案管理系統

3年前 1813 0

產品介紹:

金檔科技檔案管理系統是金檔科技有限公司在總結以前金檔2.X和3.0經驗的基礎上,繼簡易版之后推出的又一套綜合性的檔案管理軟件。


為契合大型企業級檔案管理的特點,本系統從檔案工作的實際需要出發,以“文檔一體、綜合管理、館室銜接”為原則,涵蓋了檔案業務處理的全過程,包括文件管理、檔案管理和資料管理,以及業務處理流程中的收集、整理、保存價值鑒定、保管、統計、檢索、編研、開發利用以及檔案的移交和接收等。


在使用上,系統處處以符合用戶的使用習慣為出發點,界面美觀、功能鍵統一,每個模塊業務流程一目了然。并且系統處處以向導的方式一步步引導您實現其功能,使您在輕松愜意中完成系統操作,真正做到無師自通。 在靈活性和可擴展性上,您不僅可以個性化地設計操作界面,動態調整實體分類和檔號格式,還可靈活定義信息門類結構和創建報表格式。


在數據管理上,為確保運行數據的安全,不僅可以輕松實現數據的備份與恢復,還可通過導入導出功能,不同機器和用戶之間的數據可自由輸入、輸出,互相交換,實現數據資源的共享。而且在數據的轉移接收功能上,系統采用一鍵式完成,接收方式靈活多樣,可通過軟盤、光盤和電子郵件方式完成,輕松實現數據的上報和接收。 


主要功能:

系統維護 

  • 用戶管理:用戶分級權限控制,確保信息萬無一失。

  • 實體分類:無限擴展空間,管理百種檔案。

  • 多全宗、多分公司管理,滿足集團公司集團、下屬公司的檔案管理既相對獨立,又統一查詢、統一管理的需求。

  • 數據的任意條件備份和恢復。

  • 制作目錄:報表隨意制作,滿足特定行業需求;報表設計所見即所得,在設計過程中隨時預覽效果。

著錄標引(對各類文件、檔案進行著錄登記)

  • 快捷錄入:選擇錄入、代碼錄入方式。

  • 人性化設計,自定義著錄界面:用戶按照習慣任意定義錄入界面,增強程序親和力。

  • 自動糾錯;對用戶錯誤的輸入、誤輸入自動提示糾正。

  • 自動標引:自動生成主題詞。

  • 任意導入歷史數據。

原文管理

  • 文字、圖象、多媒體等各種格式電子文件以及紙質文件材料直接掃描存儲管理。

  • 原文數據的加密、壓縮。

  • 文件、檔案以及各種原文數據可以存儲至磁帶機、光盤塔。

整理編目

  • 自動組卷

  1. 遵循國家標準,同時支持傳統與簡化(新式)兩種組卷方式進行自動組卷;另外允許用戶自定義組卷條件,對各種專門類型檔案進行自動組卷;

  2. 自動生成檔案管理所需案卷號、件號、起止號等各種序號;

  • 檔案整理

  1. 數據采集功能可以直接導入其他檔案管理系統的歷史數據;

  2. 針對自動組卷或已經組好的案卷,可以采用可視化方式進行案卷的分拆、合并、剔除、排序等調整;

  3. 提供檔案校驗功能,對已有的案卷號、件號等各種檔案管理序號可以自主修改和重新排序,對重號、錯號自動校驗;

  4. 打印編目

  5. 自動生成符合檔案工作相關標準的案卷目錄、卷內目錄、案卷封面以及備考表等;

  6. 提供多種地區、行業報表模版,報表格式可以任意定義擴充。

  7. 超強報表設計器,可以快捷制作專業報表。

  • 檢索統計

  1. 單條件簡易查找——逐條查詢、批量篩選,方便快捷。

  2. 多條件組合檢索——復合模糊條件,高速檢索響應。

  3. 根據用戶需求進行全文檢索、圖文聲像一體化檢索。

  4. 對檢索結果進行排序、打印、格式轉換、遠程傳遞等處理;

  5. 登記借閱利用情況,超期自動催還,統計借閱情況,打印借閱登記單。

  6. 借閱利用情況和文件檔案記錄“自動互查”(根據利用登記記錄可以了解所借閱的文件、檔案詳情,根據某份檔案或文件,可以了解其借閱情況);


軟硬件運行環境

硬件環境

  • 單機版:CPU 800M以上,512M內存,安裝所需硬盤空間200M

  • 小型網絡版:服務器端 CPU 1G以上,1G內存,安裝所需硬盤空間300M,客戶端 CPU 800M以上,512M內存。

  • 大型網絡版:服務器端 CPU 2G以上,2G內存,安裝所需硬盤空間350M,客戶端 CPU 1G以上,1G內存。

軟件環境

  • 單機版:Windows 98以上,支持Vista、Windows 7

  • 小型網絡版:Windows 2000以上

  • 大型網絡版:Windows 2000 Server 、Windows 2003Server


相對于上敘針對檔案管理人員量身定做的C/S結構的檔案管理系統,金檔WEB查詢系統可以讓用戶通過互聯網或內部網,輸入用戶及密碼,在此用戶權限范圍內對檔案管理系統的數據進行查詢等操作。WEB模塊使用IE等瀏覽器作為操作界面,是一種B/S的結構,凡是有上網經驗的人,都比較容易使用。此外,由于B/S結構的數據和程序都集中在服務器端,在安裝、維護方面也比較容易,不需要對客戶端維護。下圖為科怡WEB查詢系統的登陸界面,在這里只要輸入和C/S方式下相同的用戶名和密碼登陸就可以查詢到相關的信息。即,任何一個檔案室的系統管理員在網內的任意一臺計算機上登陸都可以得到相應的權限。

 

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web查詢登錄首頁

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管理首頁

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查詢頁面(一)

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查詢頁面(二)

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查詢界面——在內部網上直接看到文件內容

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